Vår Personvernerklæring
Ditt personvern er viktig for Hotell Arendal og vi er opptatt av å verne om personopplysningenes integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet. All behandling av personopplysninger i Hotell Arendal skal følge det til enhver tid gjeldende personvernregelverket, herunder GDPR og personopplysningsloven. Denne personvernerklæringen gir utfyllende opplysninger om hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan opplysningene samles inn og hvilke rettigheter du har dersom personopplysninger om deg er registrert hos oss.
Behandlingsansvarlig
Hotell Arendal AS bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke underleverandører som skal benyttes. Det er derfor vår vurdering Hotell Arendal er å anse som behandlingsansvarlig for de personopplysningene som behandles i hotellets virksomhet.
Vår behandling av personopplysninger
I forbindelse med dine reservasjoner foretatt av deg selv eller av andre på vegne av deg, behandler vi de personopplysninger vi trenger for at vi skal kunne oppfylle avtalen om reservasjon og kjøp av tjenester. Dette er opplysninger du har gitt oss direkte eller som du har gitt oss via reisebyrå eller agent. Vi behandler eksempelvis opplysninger om din identitet og dine kontaktopplysninger. I noen tilfeller vil vi lagre ditt passnummer.
I tillegg behandler vi andre opplysninger du måtte ha gitt oss og som har relevans for ditt opphold hos oss. Dette kan være informasjon om allergier eller om spesielle ønsker for ditt opphold. Vi registrerer alle kjøp og bestillinger du gjør hos oss som for eksempel overnatting eller frokost for å levere slike tjenester og for at du skal kunne betale for dem.
Vi behandler disse opplysningene så lenge det er nødvendig for å oppfylle avtalen om booking med deg, og i tillegg så lenge gjeldende lovverk eller myndighetspålegg pålegger oss dette.
Personopplysningene brukes først og fremst for å kunne yte service i kundeforholdet. Dersom du har samtykket til det, vil vi også bruke opplysningene til å gi deg relevant informasjon og gode tilbud fra hotellet. Kommunikasjonen vil foregå via e-post.
Hotellavtale
For å kunne inngå og oppfylle hotellavtaler er det nødvendig å behandle personopplysninger som navn og kontaktinformasjon til kontaktperson (-er) hos kunde både fra offentlig og privat sektor. I forbindelse med å ivareta hotellavtalen har vi behov for å oppbevare personopplysninger for kontaktpersonene hos kunden på avtaler med varighet fra 1-5 år.
Kundestøtte
Dersom du henvender deg til oss med forespørsler, vil vi behandle personopplysninger du gir så langt det er nødvendig for å besvare og loggføre din henvendelse. Grunnlaget for dette er legitime interesser eller for å oppfylle avtaler med deg eller besvare dine henvendelser.
Ut over behandling beskrevet i vår personvernerklæring eller basert på ditt samtykke, vil vi i noen tilfeller måtte eller kunne behandle personopplysninger når gjeldende lovverk, herunder personopplysningsloven og GDPR, gyldig myndighetspålegg eller domstol pålegger oss eller tillater oss dette.
Wifi
Vi tilbyr gratis Wifi på hotellet. For å kunne benytte deg av denne tjenesten er det nødvendig for oss å behandle blant annet IP-adresse, MAC-adresse, og telefonnummer.
Kameraovervåkning (bruk av ITV)
For å forebygge, avdekke og etterforske lovbrudd er våre eiendommer utstyrt med ITV utstyr. Bilder og film oppbevares i 7 dager og slettes deretter. Opplysninger hentet fra bilder og/eller film kan deles med politiet i forbindelse med straffesaker. Steder der ITV utstyr benyttes er merket og informasjon om bruk er å finne på stedet.
Nettsted
Vi bruker informasjonskapsler (cookies) på våre nettsider. Informasjonskapsler er et stykke data i form av tekst eller tall som lagres lokalt på din datamaskin når du besøker nettstedet. Vi benytter oss av informasjonskapsler for å få informasjon om blant annet hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Dette er opplysninger som blir benyttet til intern statistikk, og brukt til å forbedre nettstedet og din brukeropplevelse. Opplysningene behandles i avidentifisert form, noe som betyr at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker.
Ved å besøke våre domener samtykker du samtidig til at vi kan benytte informasjonskapsler. Dersom du ønsker å deaktivere bruk av informasjonskapsler, kan du gjøre dette i innstillingene på din nettleser. Vi gjør oppmerksom på at deaktivering av informasjonskapsler kan medføre en dårligere brukeropplevelse.
Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine?
Personopplysninger vil ikke bli lagret lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen eller lovpålagte plikter vi har.
Videre vil vi slette personopplysninger om deg dersom du ber oss om det, med mindre vi har et rettslig grunnlag eller en lovpålagt plikt til å oppbevare personopplysningene videre.
Får andre tilgang til dine personopplysninger?
Vi leverer ikke ut dine personopplysninger til tredjepart, med mindre du har samtykket til dette, eller med mindre gjeldende lovverk, herunder personopplysningsloven og GDPR, gyldig myndighetspålegg eller domstol tillater oss eller pålegger oss dette.
For ordens skyld opplyser vi om at vår bruk av databehandler for å behandle opplysninger på vegne av oss, ikke regnes som utlevering.
Våre databehandlere kan ikke behandle dine personopplysninger på annen måte enn slik som er avtalt med oss og beskrevet i denne personvernerklæringen.
Utover dette vil vi ikke dele dine personopplysninger med andre virksomheter med mindre du samtykker til dette.
Informasjonssikkerhet
Vi tar informasjonssikkerhet på alvor og har etablert passende sikkerhetstiltak for å beskytte dine personopplysningers integritet og tilgjengelighet. Tilgangen til dine personopplysninger er begrenset til ansatte som har et tjenstlig behov for slik tilgang. Vi vil gi opplæring til ansatte og tredjeparter der det er relevant, for å fremme bevissthet om retningslinjer og rutiner for personvern.
Hvor lagres dine personopplysninger?
Personopplysninger som behandles av Hotell Arendal og våre leverandører lagres i utgangspunktet på servere i Norge og Europa. Vi lagrer ikke personopplysninger i land utenfor EU/EØS.
Rettigheter
Du som person har flere rettigheter etter personopplysningsregelverket.
Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet.
Dersom du ønsker innsyn i vår behandling av dine persondata, kan du sende oss en e-post på kontakt@hotellarendal.no.
Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.
Dersom du mener at vi behandler personopplysninger i strid med lovverket kan du rette en klage til Datatilsynet post@datatilsynet.no.